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conseils & astuces 31/08/2020

Rangement des papiers administratifs : nos conseils

Ranger ses papiers administratifs permet de bien conserver tous les documents importants. Découvrez nos astuces de rangement pour vos papiers administratifs et autres documents précieux que vous devez conserver.
trier documents administratifs

Comment trier les documents ?

Le tri est le premier geste à faire lorsque vous décidez de ranger vos documents administratifs. Au sol ou sur la table de la salle à manger, faites de petits tas afin de séparer les papiers en plusieurs catégories :

  • Banque
  • Impôts
  • Documents d’identité (livret de famille, extraits de naissance, copies des passeports de toute la famille, etc.)
  • Courrier personnel
  • Documents scolaires des enfants
  • Fiches de paie
  • Factures
  • Papiers d’assurance
  • Documents médicaux
  • Papiers de la voiture (copie de carte grise, facture d’achat, factures d’entretien, etc.)

Une fois les documents classés par catégorie, il ne vous reste plus qu’à les ranger !

trier documents administratifs
caissons documents administratifs

Les accessoires de rangement pour vos papiers

Pour le rangement de vos papiers administratifs dans le bureau ou toute autre pièce de la maison, optez pour des accessoires adaptés comme :

  • Des classeurs
  • Des chemises
  • Des dossiers suspendus à glisser dans un tiroir de rangement ou une boîte
  • Des porte-revues
  • Des caisses en plastique
  • Des boîtes à archives en carton

Les classeurs, chemises et porte-revues pourront être glissés sur une étagère de la bibliothèque du salon ou du bureau. Quant aux caisses et aux boîtes, vous pourrez les entreposer dans un placard, sous un meuble ou encore sur une étagère.

Nos meubles de rangement

Bien organiser son rangement

L’organisation est la clé pour un rangement des papiers administratifs efficace. Vous avez plusieurs solutions :

  • Utiliser des intercalaires dans un classeur pour classer les documents par année
  • Choisir des chemises de différentes couleurs représentant chaque catégorie de documents
  • Opter pour des porte-revues avec étiquettes afin de spécifier ce qu’ils contiennent

Si vous utilisez des dossiers suspendus, vous pouvez aussi opter pour un code couleur pour chaque catégorie de document. Ainsi, vous vous y retrouverez plus facilement.

Conservation des documents : ce qu’il faut garder

Trier est primordial lorsque vous faites du rangement dans les papiers administratifs de toute la famille. Ainsi, certains documents ont une durée de conservation. Une fois la date passée, il est inutile de les garder. Certains documents doivent être conservés durant toute votre vie, comme :

  • Un titre de propriété
  • Le livret de famille
  • Un acte d’état civil
  • Un contrat de mariage
  • Un jugement de divorce
  • Le carnet de santé et de vaccination
  • Les examens médicaux (utiles en cas d’aggravation de l’état de santé)

Jusqu’à votre retraite, gardez les bulletins de salaire et vos contrats de travail.Les papiers des assurances peuvent être conservés pendant 2 ans après la date de fin de contrat.Pour les relevés de comptes, 5 ans suffisent.Les factures d’eau, de gaz et d’électricité doivent elles aussi être gardées pendant 5 ans. Pour le téléphone et internet, le document vous sera inutile un an après son édition.Les quittances de loyer sont à conserver durant 3 ans après la fin du bail.Les avis d’imposition sur le revenu se gardent pendant 3 ans, tandis que les avis d’impôts locaux sont à conserver une année.