Rangement des papiers administratifs : nos conseils

Ranger ses papiers administratifs permet de bien conserver tous les documents importants. Découvrez nos astuces de rangement pour vos papiers administratifs et autres documents précieux que vous devez conserver.

Comment trier et ranger les papiers administratifs ?

Le tri est le premier geste à faire lorsque vous décidez de ranger vos documents administratifs. Au sol ou sur la table de la salle à manger, faites de petits tas afin de séparer les papiers en plusieurs catégories :

  • Banque
  • Impôts
  • Documents d’identité (livret de famille, extraits d’acte de naissance, copies des passeports de toute la famille, etc.)
  • Courrier personnel
  • Documents scolaires des enfants
  • Fiches de paie
  • Factures
  • Papiers d’assurance
  • Documents médicaux
  • Papiers de la voiture (copie de carte grise, facture d’achat, factures d’entretien, etc.)

Une fois les documents classés par catégories, il ne vous reste plus qu’à les ranger !

trier documents administratifs

Les accessoires de rangement pour vos papiers administratifs

Pour le rangement de vos papiers administratifs dans le bureau ou toute autre pièce de la maison, optez pour des accessoires adaptés comme :

  • Des classeurs
  • Des chemises
  • Des dossiers suspendus à glisser dans un tiroir de rangement ou une boîte
  • Des porte-revues
  • Des caisses en plastique
  • Des boîtes à archives en carton

Les classeurs, chemises et porte-revues pourront être glissés sur une étagère de la bibliothèque du salon ou du bureau. Quant aux caisses et aux boîtes, vous pourrez les entreposer dans un placard, sous un meuble ou encore sur une étagère.

Nos meubles de rangement
caissons documents administratifs

Bien organiser son rangement

L’organisation est la clé pour un rangement des papiers administratifs efficace. Vous avez plusieurs solutions :

  • Utiliser des intercalaires dans un classeur pour classer les documents par année
  • Choisir des chemises de différentes couleurs représentant chaque catégorie de documents
  • Opter pour des porte-revues avec étiquettes afin de spécifier ce qu’ils contiennent

Si vous utilisez des dossiers suspendus, vous pouvez aussi opter pour un code couleur pour chaque catégorie de documents. Ainsi, vous vous y retrouverez plus facilement.

Conservation des documents administratifs : ce qu’il faut garder

Trier est primordial lorsque vous faites du rangement dans les papiers administratifs de toute la famille. Ainsi, certains documents ont une durée de conservation. Une fois la date passée, il est inutile de les garder. Certains documents doivent être conservés durant toute votre vie, comme :

  • Un titre de propriété
  • Le livret de famille
  • Un acte d’état civil
  • Un contrat de mariage
  • Un jugement de divorce
  • Un carnet de santé et de vaccination
  • Les examens médicaux (utiles en cas d’aggravation de l’état de santé)

Jusqu’à votre retraite, gardez vos bulletins de salaire et contrats de travail. Les papiers d’assurance peuvent être conservés pendant 2 ans après la date de fin de contrat. Pour les relevés de comptes, 5 ans suffisent. Les factures d’eau, de gaz et d’électricité doivent elles aussi être gardées pendant 5 ans. Pour le téléphone et Internet, le document vous sera inutile un an après son édition. Les quittances de loyer sont à conserver durant 3 ans après la fin du bail. Les avis d’imposition sur le revenu se gardent pendant 3 ans, tandis que les avis d’impôts locaux sont à conserver une année.

Quel meuble de rangement choisir pour des papiers administratifs ?

Maintenant que vous savez tout de l’art du tri et de l’organisation de vos documents administratifs, il est temps de ranger les pochettes, classeurs et autres boîtes que vous aurez choisis. Chacun a sa propre méthode et des attentes différentes en matière de rangement. Avant de partir à la recherche d’un meuble pour ranger ses papiers, il convient de prendre en compte l’espace disponible, le volume de rangement et les contraintes de la pièce. Il existe une grande variété de meubles de rangement pour les papiers administratifs :

  • Les armoires de bureau ou meubles classeurs : ces meubles très pratiques offrent une grande capacité de stockage. Vous pouvez le choisir haut ou bas, à portes ou à rideau, munis de tiroirs pour dossiers suspendus ou encore de tablettes pour y poser vos classeurs ou vos pochettes. Ils sont un bon choix pour votre bureau.
  • Les caissons ou meubles à tiroirs : ils se glissent aisément sous un bureau et permettent d’avoir tous vos documents à portée de main. Une solution de rangement pratique et peu encombrante.
  • Les bibliothèques : vous pouvez glisser vos papiers administratifs dans une tablette de la bibliothèque du salon. Ou encore dans un petit meuble bibliothèque dans l’entrée. Vos documents seront rangés avec style dans ces meubles élégants.
  • Les étagères : idéales pour exploiter toute la hauteur disponible d’une pièce exigüe. Les étagères constituent également un mode d’organisation design, pour mettre en valeur de jolies boîtes de rangement.
  • Les meubles modulables : vous pouvez par exemple aménager un mur entier avec un meuble modulable, afin de stocker un grand nombre de papiers et dossiers.

Envisagez la dématérialisation

Afin de gagner de l’espace, du temps, et de profiter d’une meilleure traçabilité et d’une sécurité renforcée, vous pouvez choisir la dématérialisation de vos documents administratifs. Pour cela, optez pour l’envoi dématérialisé de vos factures et documents. Puis numérisez vos papiers pour n’en conserver que la version électronique grâce à une sauvegarde informatique.

Publié le 25 mai 2022

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